Zakup samochodów, nieruchomości czy sprzętów firmowych za gotówkę, czy też pozyskanie na nie finansowania zewnętrznego, bywa dość problematyczne. Zwłaszcza dla firm początkujących czy znajdujących się w trudnej sytuacji finansowej. Nie bez powodu wszelkiego rodzaju leasingi, dzierżawy i wynajmy są tak popularne w polskich przedsiębiorstwach.
Z reguły wiążą się one z niewielką ilością formalności, a do tego są opłacalne (i, co ważne, nie wymagają tak dużej inwestycji). W tym materiale chcielibyśmy zająć się konkretnie tematem dzierżawy kserokopiarek, a więc sprzętu, bez którego większość biur nie mogłoby funkcjonować. Co prawda wiele spraw załatwia się obecnie elektronicznie, ale często skserowanie czegoś to jedyna opcja. Tak więc, na czym dokładnie polega dzierżawa tych urządzeń? Jak to działa?
Jak działa dzierżawa kserokopiarek?
Co wiele firm z pewnością ucieszy, dzierżawa kserokopiarek jest relatywnie prostą procedurą. W pierwszej kolejności usługodawca omawia z klientem jego potrzeby i wymagania. Dopasowywana jest długość umowy (niektóre firmy preferują dłuższą dzierżawę, inne na przykład mogą mieć w planach zmniejszenie biura i wolą krótszy okres umowy), a także ilość i typ dzierżawionych urządzeń. Często istnieje możliwość wyboru między urządzeniami zupełnie nowymi bądź takimi, które wróciły z leasingu w innej firmie.
Po ustaleniu wszystkich detali i podpisaniu niezbędnych dokumentów urządzenia trafią do firmy. Klient może liczyć na wsparcie w konfiguracji sprzętu, a później także na pomoc techniczną czy serwisowanie, więc nie musi obawiać się, że zostanie pozostawiony sam sobie. W każdej chwili istnieje możliwość podejrzenia liczników urządzeń, czy to na nich samych, czy (jeśli dany usługodawca oferuje taką opcję) w specjalnej aplikacji.
Kto dostarcza materiały eksploatacyjne przy dzierżawie?
Kserokopiarki (a także m.in. drukarki) wymagają do działania nie tylko samych maszyn, ale też materiałów eksploatacyjnych, które trzeba regularnie uzupełniać. Chodzi tutaj przede wszystkim o tonery i bębny. Gdy firma kupuje kserokopiarki na własność, oczywistym jest, że musi przygotować się na dodatkowe koszty związane z zakupem tych materiałów. Jak sytuacja wygląda w przypadku dzierżawy?
Tutaj wiele zależy od oferty danego usługodawcy. Można spotkać propozycje dzierżawy, w ramach której wspomniane materiały eksploatacyjne dostarczane są bez żadnych dodatkowych kosztów (z wyjątkiem np. papieru, w który firma musi już zaopatrzyć się sama). Warto się nimi zainteresować, aby oszczędzić sobie niepotrzebnych wydatków.